Exchange Online doppelte Postfächer

Wie kann man doppelte Postfächer in einem Hybrid Exchange Szenario auflösen?

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen Office365 einrichten und dieses dann neben der eigentlichen Exchange OnPremise Infrastruktur nutzen. Sei es zum Testen oder auch schon teilproduktiv. Wenn es dann aber zum Hybriden Szenario und der Migration der lokalen Postfächer kommt, wartet die böse Überraschung. Der betroffene Benutzer kann nicht migriert werden, da in der Cloud für den gleichen Benutzer schon ein Postfach besteht. Noch ärgerlicher ist es, wenn in der Cloud Mailbox schon Daten liegen. Abhilfe schafft hier meist nur der .pst Export.

Was ist schief gelaufen?

Wie schon eingangs erwähnt, passiert es oft, dass Firmen Office365 schonmal auf Herz und Nieren testen wollen ohne es mit der lokalen Infrastruktur zu „verheiraten“ (ADConnect).
Den angelegten Usern in der Cloud werden dann meistens auch schon Testlizenzen zugewiesen. Sobald eine dieser Testlizenzen dann auch noch den Exchange Online Plan beinhaltet, bekommt der Benutzer auch eine Exchange GUID = Mailbox.

Teilweise kommt es auch vor, dass Firmen zu Office365 wechseln wollen und die Cloudumgebung schonmal „vorbereiten“ – User anlegen und Lizensieren. Das ist nicht falsch, jedoch in Verbindung mit ADConnect und einem Hybriden Exchange Szenario zu voreilig gedacht. Der OnPremises Mailbox User hat eine Exchange GUID und der Cloud User auch. Haltet wenn möglich folgende Schritte ein wenn ihr überlegt mit Exchange über ein hybrides Szenario in die Cloud zu migrieren:

  1. Tenant anlegen
  2. ADConnect installieren
  3. Hybrid Configuration Wizzard (HCW) ausführen

Wie behebt man das Problem mit den doppelten Postfächern?

Als erstes muss dem Cloudobjekt die Lizenz entzogen werden. Hierbei reicht es in der Lizenzübersicht des Users „Exchange Online“ abzuwählen.

Dies führt dazu, dass das Postfach „gelöscht“ wird. Unter Umständen kann das ein wenig dauern. Gegenprüfen könnt ihr, indem im Exchange Online Admin Center nachgeschaut wird, ob unter „User“ die Mailbox noch sichtbar ist. Wird diese nicht angezeigt, ist das Postfach „gelöscht“. Wenn die Lizenz innerhalb von 30 Tagen wieder zugewiesen wird, wird das „alte“ Postfach wieder provisioniert. Das entziehen der Lizenz könnte ja ein versehen gewesen sein. Mit diesem Befehl könnt ihr alle Exchange Online relevanten Informationen am Postfach löschen – unwiderruflich! Verbindet Euch einfach mit der Exchange Online PowerShell und gebt folgenden Befehl ein:

Set-User -identity <> -PermanentlyClearPreviousMailboxInfo
Code-Sprache: HTML, XML (xml)

Jetzt muss der ADConnect noch einmal synchronisieren und die lokalen Exchange Informationen werden korrekt in den Clouduser gepusht.
PowerShell auf dem ADConnect Server aufmachen und einen Deltasync ausführen:

Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta

Danach dürft ihr Euch einen Kaffee/Tee holen um auch sicherzugehen, dass alles korrekt synchronisiert wurde. Nachdem Ihr Euch gemütlich mit Eurem heißem Getränk zurück an den Tisch gesetzt habt, dürft Ihr nun auch die vorhin entfernte Lizenz wieder zuweisen 🙂
Habt ihr alles richtig gemacht, sollte Das Postfach des Benutzers nur noch im lokalen Exchange Admin Center sichtbar sein.

Das Exchange Team beschreibt das Problem hier auch noch einmal:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/permanently-clear-previous-mailbox-info/ba-p/607619

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